REUNIÓN UNP MININTERIOR mié, 9 oct 2024 Summary: La reunión, moderada por Lorena Rivera Parra, reunió a varios participantes clave, incluyendo a Natalia Vargas Valero y Guillermo Barrera, quienes presentaron sus roles en la Unidad Nacional de Protección. Se discutió la importancia de la colaboración y el intercambio de información entre las entidades presentes, destacando la necesidad de establecer un repositorio de información para documentar las asistencias técnicas en los territorios. Natalia presentó diversas estrategias para fortalecer la capacitación en el territorio, abordando la fuga de conocimiento y la importancia de una inducción adecuada para nuevos contratistas. Se mencionó el uso de SharePoint como herramienta central para la gestión de información y la capacitación, asegurando que todos los documentos sean accesibles y organizados. Además, se abordó la implementación de la plataforma PACO, que ofrece formación virtual a los servidores de la Unidad Nacional de Protección, y se estableció un mínimo de horas de capacitación requeridas para los empleados. Se discutió la legalización de comisiones y la necesidad de informes detallados tras las visitas a territorio, así como la gestión de información confidencial en los repositorios de SharePoint. La reunión concluyó con un compromiso de colaboración y seguimiento en temas de formación y gestión de información, con un enfoque en la preservación del conocimiento y la mejora continua de las competencias laborales del personal. Chapters & Topics: Presentación de participantes y objetivos de la reunión La reunión comenzó con saludos entre los participantes, donde Lorena Rivera Parra actuó como moderadora. Natalia Vargas Valero, de la Unidad Nacional de Protección, y Guillermo Barrera, de la Dirección de Democracia y Participación Ciudadana, se presentaron y compartieron sus roles. Lorena destacó el interés en la información presentada por Natalia en un foro reciente sobre gestión del conocimiento. Estrategias de Gestión del Conocimiento y Asistencia Técnica Territorial Lorena Rivera Parra enfatizó la importancia de contar con un sistema que registre las asistencias técnicas en los territorios para evitar la pérdida de información cuando el personal se desvincula. Nathalia Vargas Valero explicó las iniciativas de fortalecimiento en territorio y la estrategia de fuga de conocimiento, que incluye la creación de anuarios y la transferencia de buenas prácticas entre el personal que se retira y el que permanece. **Implementación de la Plataforma PACO y Estrategias de Capacitación en la Unidad Nacional de Protección** **Nathalia Vargas Valero expuso sobre la plataforma PACO, que ofrece cursos virtuales esenciales para el personal de la Unidad Nacional de Protección, incluyendo temas como género y atención al ciudadano. Este año, se implementó una resolución que exige a todos los servidores públicos completar al menos 160 horas de capacitación, lo que ha permitido que más del 65% de la población interactúe con la plataforma. Además, se están creando repositorios de conocimiento y se están realizando visitas a territorio para fortalecer las competencias del personal.** * Gestión del Conocimiento: Importancia de la recopilación y almacenamiento de información en la Unidad Nacional de Protección (UNP). * Fuga de Conocimiento: Estrategias para preservar el conocimiento de los empleados que se retiran o desvinculan. **Gestión de Información y Capacitación en la Unidad Nacional de Protección** **Nathalia Vargas Valero detalló el uso de SharePoint para la gestión de información en la Unidad Nacional de Protección, asegurando que todos los miembros del equipo deben manejar sus datos a través de esta plataforma. Se mencionaron los componentes de capacitación y la importancia de tener cronogramas y planes de acción claros. Además, se abordó la necesidad de actas de confidencialidad para proteger la información sensible.** * Capacitación y Formación: Programas de capacitación y reinducción para el personal de la UNP. * Uso de SharePoint: Implementación de SharePoint como repositorio de información y gestión de documentos. * Intervenciones en Territorio: Proceso de documentación y seguimiento de las intervenciones realizadas en diferentes territorios. Informe de Capacitación y Estrategias en Territorio Nathalia Vargas Valero expuso sobre la recopilación de informes de capacitación en territorio, enfatizando la relevancia de contar con un repositorio de información que incluya recomendaciones y registros fotográficos. Se abordaron las complicaciones relacionadas con el tiempo de los participantes y la necesidad de buscar espacios de formación adecuados. Capacitación y Gestión del Conocimiento Nathalia Vargas Valero explicó cómo se organiza la información de capacitaciones y actas en SharePoint, permitiendo un fácil acceso a los documentos históricos. Se mencionó la necesidad de un tablero de control para reportar datos sobre la formación del personal y la creación de una guía para evitar la pérdida de conocimiento debido a la desvinculación de empleados. Guillermo Hernán Barrera Briceño y otros participantes hicieron preguntas para aclarar el manejo de la información. Action Items: * Nathalia Vargas Valero generará informes de las visitas a territorio que incluyan riesgos y compromisos adquiridos. * Diego Fernando Ortiz Rozo consultará sobre la aplicación de SharePoint en la Oficina Asesora de Planeación. * Lorena Rivera Parra revisará el uso de SharePoint para implementar repositorios de información sobre intervenciones en territorio. * Guillermo Hernán Barrera Briceño investigará más sobre el programa "Dejando Huella" y su implementación. * Nathalia Vargas Valero desarrollará una guía de fuga de conocimiento para los servidores públicos y contratistas. Key Questions: * ¿Qué estrategias específicas se están implementando para evitar la fuga de conocimiento en la UNP? * ¿Cómo se documentan y se hacen seguimiento a las intervenciones realizadas en los territorios por parte de la UNP? * ¿Qué tipo de capacitaciones se están ofreciendo a los empleados de la UNP y cómo se evalúa su efectividad? Notepad: * No notes