REUNIÓN UNP MININTERIOR mié, 9 oct 2024 0:01 - Unidentified Speaker Buenos días. 0:03 - Lorena Rivera Parra Hola. Natalia, buenos días. 0:23 - Lorena Rivera Parra Hola Diego. 0:25 - Multiple Speakers Buenos días, ¿cómo estás? 0:27 - Lorena Rivera Parra Bien, ¿y tú cómo amaneces? ¿Cómo estás? 0:30 - Multiple Speakers Por aquí con un margen. 0:32 - Diego Fernando Ortiz Rozo Ahorita te cuento qué me pasó. 0:36 - Lorena Rivera Parra Guay. Ahorita, ahorita. 0:39 - Multiple Speakers Espero que me pase un poquito ya. 0:42 - Lorena Rivera Parra Bueno, respira profundo. Un, dos, tres, cuatro. Diego, aprovecho para contarte que aquí está la doctora Sandra Álvarez. 0:50 - Multiple Speakers Ok, súper. Ya le di tu número de contacto para que si señora tiene algunas dudas sobre sobre el plan de acción entonces listo perfecto claro que ella te va a contactar en un momento aquí sí me está escribiendo sí pero le voy a decir que estoy entonces en una reunión y que ahorita ahorita le contacto pero muchísimas gracias vale bueno no te preocupes le voy a contestar ya espera un Natalia, buenos días. 1:25 - Multiple Speakers Muy buenos días, ¿cómo estás Lorena? 1:27 - Lorena Rivera Parra Bien, muchísimas gracias Natalia, muchas gracias por este espacio de tiempo que nos consigue. 1:33 - Multiple Speakers No señora, para eso estamos. Bueno, gracias. Si quieres podemos dar inicio. 1:39 - Unidentified Speaker Perfecto. 1:42 - Lorena Rivera Parra Ah, sí, yo soy como moderadora. 1:46 - Multiple Speakers ¿Te necesitas que te convierta en moderadora? Natalia. 1:49 - Nathalia Vargas Valero No, tranquila, no hay ningún tipo de inconveniente. 1:51 - Multiple Speakers No, señor. Natalia, muy buenos días. ¿Podemos grabar la reunión? Buenos días, ¿cómo estás? 1:56 - Nathalia Vargas Valero Sí, señora, no tengo problema. 2:00 - Lorena Rivera Parra ¿Este RN es de quién? Me imagino que es el Reading Meeting que te está colocando ahora, Tim. 2:10 - Multiple Speakers Sí, estás haciendo una transcripción. Es una nueva aplicación donde estás haciendo una transcripción de la reunión. Entonces, así aparece un pero pareciera que fueron usuarios, pero no es así. Y ahí está transcribiendo todo lo que estamos diciendo. 2:20 - Lorena Rivera Parra Está transcribiendo todo lo que se dice. 2:22 - Multiple Speakers Correcto, así es. Tiene la opción de cortarlo si gustas. Bueno, ya, listo. 2:28 - Lorena Rivera Parra Guillermo, buenos días. Buenos días. 2:32 - Guillermo Hernán Barrera Briceño Hola, Guillermo, ¿cómo estás? 2:33 - Multiple Speakers Muy buenos días. 2:34 - Lorena Rivera Parra ¿Cómo les va? 2:36 - Multiple Speakers Bueno, bien, bien, Guillermo, muchas gracias. Ya hemos saludado acá a Natalia. 2:40 - Lorena Rivera Parra Y, bueno, no sé si nos presentamos rápidamente y la dependencia Bueno, muy buenos días. 2:52 - Multiple Speakers Mi nombre es Natalia Vargas, pertenezco a la Unidad Nacional de Protección. Soy la coordinadora de capacitación de la entidad y lidero toda la política de gestión del conocimiento de la innovación acá en la ONP. 3:03 - Lorena Rivera Parra Gracias, Natalia. Guillermo. Ya. Buenos días. 3:14 - Multiple Speakers Soy Guillermo Barrera y en este momento hago parte de la Dirección de Democracia y Participación Ciudadana de Acción Comunal y asesoro de temas de políticas públicas y estoy mirando procesos de planificación. Bueno, Diego. 3:34 - Lorena Rivera Parra Buenos días para todos. Mi nombre es Diego Fernández Ortiz. 3:36 - Multiple Speakers Yo hago parte de la Oficina Asesorada de Planificación, el grupo de planes, programas y proyectos. Ayuda a Lorena en la gestión de políticas públicas al interior del ministerio. Gracias, Diego. 3:49 - Lorena Rivera Parra Bueno, mi nombre es Lorena Rivera, pertenezco al grupo de planes, programas y proyectos de la Oficina Asesora de Planeación, y nuestro interés, Natalia, básicamente es, bueno, primero porque asistimos a la charla que tú dictaste en el foro de gestión 4:10 - Multiple Speakers conocimiento en la Universidad Esternado y nos llamó poderosamente la atención una información que tú nos compartiste respecto, digamos, de un proceso que se lleva en la UNP que nos parece interesante y es cómo después de hacer visitas a los 4:30 - Lorena Rivera Parra territorios los profesionales tienen, digamos, un sistema, un repositorio de la información nos interesa, ¿por qué? Porque estamos haciendo una revisión del COMPES 4991 de asistencias técnicas territoriales y dentro de las acciones que queremos generar es precisamente una herramienta que nos permita dar cuenta de la intervención o de la asistencia técnica que se hizo en los territorios, lo que nos ayudaría en parte a una deficiencia que de la parte del proceso de memoria institucional, porque pues es como todo, se va la persona, se va el contratista y se lleva la información, no hay, parece 5:16 - Multiple Speakers ser que no hay un sitio específico donde se registre toda esa intervención que se hizo en territorio, ni de los compromisos que se adquirieron y esto pues es importantísimo porque después cuando vuelve nuevamente al territorio de la misma dependencia 5:32 - Lorena Rivera Parra o digamos que de de viceministerios o el ministro o algo, pues esos compromisos no se han cumplido. 5:39 - Multiple Speakers Entonces sí nos interesa también revisar un poco el tema. 5:42 - Lorena Rivera Parra Y bueno, escuchamos que hay un proceso que ustedes llevan muy interesante, que tenemos desde allí, llegan de territorio y hacen todo el registro de la información que traen. Y es, digamos, que una, un requisito para, digamos, el proceso administrativo o financiero del pago de los contratistas. Entonces, por eso nuestra invitación para que tú nos contaras un poquito más acerca de este procedimiento y qué herramienta es, cómo se utiliza, bueno, las generalidades y particularidades del tema, Natalia. Gracias. Listo, Lorena. 6:16 - Multiple Speakers Hay varias cositas que tocaste en una mezcla de varias estrategias que nosotros manejamos desde el grupo de capacitación. Bueno, hay uno que nosotros tenemos que es el fortalecimiento en territorio, y cuando nosotros hablamos de estrategia de fortalecimiento en es que toda la Subdirección de Talento Humano va a cada uno de los territorios propios donde está ubicada la Unidad Nacional de Protección, y allí se llevan pues cada una de las temáticas relacionadas con toda la parte de derechos laborales, de situaciones administrativas del personal, del poder escuchar, pero también va a la Subdirectora de Talento Humano, se traen 6:54 - Nathalia Vargas Valero y se acopian todo un sinnúmero de información, uno que se pueda en territorio, y dos, que propiamente, si son de otras dependencias, lo que hacemos es articularnos y poderle dar la respuesta a la comunidad que se encuentre en cada 7:10 - Multiple Speakers una de estas regiones. 7:11 - Nathalia Vargas Valero Dos, cuando hablas de nuestra estrategia de fuga de conocimiento, que hasta ahora la estamos realizando y llevando a cabo, que yo les dije que es uno de los retos en el 2025 poderlo llevar a cabo. 7:23 - Multiple Speakers Toda la estrategia de fuga de conocimiento está alineada a que estamos planteando una guía de fuga en el marco que, de acuerdo al tipo de vinculación que yo tenga en la Unidad Nacional de Protección, llame ese tipo de vinculación 7:42 - Nathalia Vargas Valero si es por libre nombramiento, si es del tipo de renuncia que se dé. 7:47 - Multiple Speakers Entonces, acá hay renuncia por insubsistencia, renuncia voluntaria, renuncia por retiro forzoso, la renuncia es que ya cada uno de nosotros conoció que tenemos, lo que estamos creando son estrategias como anuarios, como dejando huella. Digamos que a nosotros el dejando huella es donde ellos nos explican las buenas prácticas para poder esas personas que se van dejarles a las personas que se quedan. Por ejemplo, tenemos a una persona de conducción protectiva que es un conocimiento especializado aquí que tenemos en la Unidad Nacional de Protección, y ese conocimiento hace que él era un instructor, el cual, pues con la unidad trabajó más de lo 15 que me conllevó, lo que me conllevó a que, a que todo el tema de conocimiento especializado y demás, dejara las buenas prácticas en conducción y él pudiera hacer una transferencia del conocimiento a los demás instructores que se 8:50 - Nathalia Vargas Valero encuentran allí. Entonces, ya da tips de qué es lo que no se debe hacer en el vehículo, cómo es el manejo de los vehículos que nosotros manejamos, cómo son los blindados, cuál es el manejo que tenemos que hacer con los vehículos convencionales, cuáles son las maniobras que no se deben de permitir en las vías. 9:07 - Multiple Speakers Entonces, esa es una de las estrategias de fuga. Acá lo hacemos fuga de conocimiento en dejando huella. 9:14 - Nathalia Vargas Valero Lo dejamos puntualmente a las personas que se encuentran en un tipo de desvinculación por pensión. 9:21 - Multiple Speakers Entonces acá tenemos unas personas que van por prepensión y a esas personas las ubicamos donde están y se hacen ese tipo de videos y a su vez se hacen que las personas que están a su alrededor también le puedan 9:31 - Nathalia Vargas Valero generar un mensaje porque también es como una salida. 9:33 - Multiple Speakers Entonces ahí nos unimos y hacemos más con bienestar para ser parte también de aquel programa de desvinculación laboral asistida que debemos manejar en las entidades del estado. Otra de las líneas que estamos nosotros llevando y que nos unimos con el grupo de selección y evaluación son todas las entrevistas de retiro, pero unas entrevistas de retiro diferentes, o sea, que las preguntas que lleven a cabo las personas de selección sean diferentes a las que lleva a cabo en una entrevista muy puntual, que lo llamamos en la entrevista de gestión del conocimiento y la innovación, que nos dejan también ellos donde les estamos en todas. Se reúne un tema de buenas prácticas de fugas del conocimiento y estamos ingresando porque estamos en el tema del procedimiento de retiro, que allí se pueda generar un informe. Un informe que le permita a toda persona desvinculada de la Unidad Nacional de Protección y un informe que le permita a las personas que se encuentran en calidad de vinculación contratista dejar un informe que pueda permitir una entrega de todo el repositorio que ellos están manejando. 10:43 - Nathalia Vargas Valero Acá en la Unidad Nacional de Protección yo creo que ustedes también en el ministerio manejan nuestro SharePoint. 10:48 - Multiple Speakers Acá se le dice a las personas que toda información que se trabaje en las dependencias debe estar en el SharePoint. 10:55 - Nathalia Vargas Valero Entonces, nosotros como jefes inmediatos tenemos que dejar toda la información y revisar, por ejemplo, con los contratistas que en las cuentas de cobro, antes de autorizar una cuenta de cobro, todo debe estar en nuestro repositorio como tal del grupo interno de trabajo. Esto con el fin, de que hagan un cliché. 11:14 - Multiple Speakers Si la persona o el contratista han decidido que no van a continuar por mutuo acuerdo o la persona se fue o ya no va a continuar porque la administración así lo decide, pues llega otra persona, se sienta y ya 11:24 - Nathalia Vargas Valero sabe que está absolutamente todo en el SharePoint, hay unas guías que los están llevando a cabo y solo es colocar a la otra persona y que continúe toda la labor. Esto con el fin de que no nos toque hacer un proceso de aprendizaje y más cuando sabemos que el contratista, cuando ya nosotros lo contratamos, debe venir con un para que la persona que llegue tenga unas competencias necesarias para estar en el grupo o en la dependencia donde va a estar adscrita. 11:52 - Multiple Speakers Y lo que hacemos es una inducción. Esta inducción la manejamos en la línea de poder conocer tanto el grupo donde va a estar, donde va a tener todo el contexto de la Unidad Nacional de Protección, y lo hacemos a través de una plataforma. Es muy particular poderlo llevar a cabo. A través de correos o a través de citarlos, porque pues nosotros manejamos más de mil contratistas a nivel nacional. Por ende, pues todo nos toca a través de la plataforma de aprendizaje y el conocimiento que le llamamos PACO. Entonces, PACO es una plataforma virtual donde creamos unos cursos idóneos con todas las dependencias cuando que la persona ingrese pueda llevar a cabo este tipo de inducción y pueda conocer sobre la Unidad Nacional de Protección Y ya hacemos otros 12:39 - Nathalia Vargas Valero encuentros muy puntuales en los equipos donde van a estar. Y ya allí se encargan también nuestros jefes directos de poder tener un acercamiento con esa persona que va a estar allí, explicarle las herramientas tecnológicas que tiene propias la Unidad Nacional de Protección y poder continuar el curso de cada 12:58 - Multiple Speakers una de las actividades que nosotros vamos a llevar a cabo. Digamos que son estrategias que hemos implementado. Que hemos venido trabajando, que este año fue un año donde pudimos generar muchas cosas más. 13:11 - Nathalia Vargas Valero Y ahorita también estamos en otra línea que hace parte y que también trabaja todo y son nuestros semilleros de investigación. Pues nuestros semilleros de investigación ya son también personas de varios años que han trabajado en la Unidad Nacional de Protección. 13:26 - Multiple Speakers Y vamos a empezar a poder generar líneas base de conocimiento en pilares puntuales de la Unidad Nacional de Protección, prevención, seguridad y protección, y en esos pilares poder ya dejar todo tipo de repositorios. Nosotros tenemos un repositorio también en Paco, que es nuestra plataforma, y en Paco están aquellas formaciones puntuales y específicas. Por ejemplo, algo puntual y específico para nosotros o especializado es que todo el mundo debe conocer las rutas colectivas e individuales que tiene la Unidad Nacional de Protección. Entonces, llega un ponente, hace toda la exposición, se graba, y debido a que las personas por su alto flujo de trabajo, que más del 80% se la pasa fuera en calles, porque ustedes saben que prestamos un servicio de protección. En el momento que puedan, ingresan a la plataforma con el mismo usuario y contraseña que tienen en el correo electrónico, y van y miran esta grabación. Si hay dudas y demás, pues nos las dejan en plataforma, nos las hacen llegar, y nosotros también le damos respuesta. 14:26 - Nathalia Vargas Valero Esto con el fin también de que cuando hacemos formaciones virtuales sin que se creó netamente para la unidad nacional de protección. Pues son las prácticas que hemos llevado. 14:35 - Multiple Speakers Yo no sé si en esa línea quedó bien o no, pero yo creo que es muy importante que se crea una plataforma de aprendizaje para que se crea una plataforma de aprendizaje para que se crea una plataforma de aprendizaje para que se crea una plataforma de aprendizaje. 14:54 - Diego Fernando Ortiz Rozo Bueno, yo tengo una duda con respecto a la aplicación Paco. 15:06 - Multiple Speakers Esta aplicación también sube toda la información de pronto cuando se hacen, como te digo yo, visitas al territorio. 15:13 - Diego Fernando Ortiz Rozo Toda esa información se sube ahí a los SharePoint y ahí se puede consultar en la plataforma o cómo funciona. No, ahí es diferente. 15:20 - Nathalia Vargas Valero O sea, Paco viene con la aplicación Paco. Que son cursos virtuales en primera línea. Los cursos que se encuentran allí se encuentran en una línea del conocimiento tipificado o bien esencial o bien específico. Todo el personal de la ONP sí o sí debe pasar por un enfoque de género, un enfoque territorial, debido a las poblaciones que nosotros manejamos. Entonces, Paco, ingresas a la plataforma virtual, lo haces cuando quieras, en el momento que quieras, y te va a generar una constancia de participación, la cual pues van a tener tanto los servidores públicos como los señores contratistas, ya que es una plataforma que no me está generando en este momento ningún gasto, ningún rubro como tal que pueda venir acá. Y además tenemos que garantizar que las personas tengan una línea base. Ustedes saben que cada uno de nosotros llegan con conocimientos específicos sobre qué es género, sobre cómo se maneja, sobre qué seguridad vial, sobre acá hay temas esenciales para nosotros y es que todos manejamos servicio al ciudadano. Por ende, también hay atención al ciudadano dentro de la plataforma Paco, gestión documental, y son los mínimos de cursos que debe llevar a cabo toda la Unidad Nacional de Protección. ¿Qué implementamos este año? Nosotros nos dábamos cuenta que siempre nos enviaban las personas de siempre y nunca sucedía que llegaran otras personas. Entonces, este año se implementó una resolución donde toda la Unidad Nacional de Protección, los servidores públicos que debemos fortalecer competencias laborales, deben de hacer un mínimo de 160 horas durante la vigencia. Entonces, a través de la reinducción, nosotros cambiamos toda la plataforma estratégica. Por ende, todo el proceso, todas las 1,825 personas aproximadamente que tenemos en este momento, deben de pasar por un proceso de reinducción. Ese proceso de reinducción también se hace a través de la plataforma debido, pues, a todo el personal que tenemos. ¿Qué te va a arrojar la plataforma cuando tú dices territorio? Pues, te va a arrojar mapas de calor, de analítica de datos, donde uno dice, algo está sucediendo, por ejemplo, ahorita tenemos una alerta Cartagena en nuestra zona Caribe, Cartagena y Barranquilla, así de donde el personal no se ha fortalecido sus competencias ni en cursos ni en reinducciones. Entonces, pues ya hay que hacer una visita a territorio y decirles, bueno, ¿qué es lo que está pasando? No entendemos la plataforma, la caracterización que tenemos acá del personal, pues es muy puntual debido a que ustedes saben que todavía hay personas de todo el proceso de reincorporación que tuvimos hace algunos años y que no manejan una digitales. Entonces, nosotros ya llegamos a ese punto territorio y empezamos a explicarle la plataforma y empezamos a hacerles un acompañamiento ya muy puntual de cómo hacer el uso y cómo ellos fortalecer ese tipo de competencias. Este año, hasta ahora, comenzó la plataforma en el mes de febrero. Nuestro avance con ellos ha sido muy bueno, pues para ser el primer año y que más del 65% de la población ha interactuado con la plataforma, Y nosotros logramos que el 80% de toda la población esté súper, porque esto también me permite tener que las personas están teniendo un conocimiento idóneo y una gestión del cambio para ellos. Porque todos nosotros lo hacíamos o presencial o virtual, pero ¿cómo nos íbamos a aquella estrategia que también está la entidad y es la modernización institucional? Pues con ello nos tocaba hablar habilidades digitales, entrar a plataformas, poder dejar dentro de esa plataforma, ¿qué les digo? Dentro de la rama de gestión del conocimiento y la innovación, dejar también algunos cursos de educación continua, o más bien talleres o sensibilizaciones que se hacen propias de la entidad, y empezar también a generar esos repositorios de conocimiento que tenemos. ¿Qué más tiene la entidad? Tiene toda la línea de gestores del conocimiento. Cuando yo tengo unos gestores del conocimiento, es que voluntariamente las personas nos dicen, señores, yo tengo un conocimiento especializado en protección a personas, Hace más de 20 años vengo trabajando en este tema. Tengo la idoneidad para ello. Revisamos absolutamente sus diplomas, su experiencia como tal. Y de allí se enmarca en que nosotros les decimos, listo, perfecto. Eres la persona, ingresas al Banco de Gestores del Conocimiento. Nosotros lo fortalecemos a través del SENA, fortaleciendo competencias laborales. Nosotros lo hacemos a través de PIC, porque la mayoría, en una gran parte, son servidor público, como los instructores. Entonces, les brindamos que a través de PIC y recursos de Tesoro Nacional, pues les podemos brindar actualizaciones y en todo el marco de actualización en tiro, en conducción protectiva, en maniobras evasivas, todo ese conocimiento específico que me lleva a que ellos me hagan transferencia. Por ejemplo, los instructores de reentrenamiento que nosotros le manejamos aquí o el uso correcto del arma, ellos tienen unas formaciones anuales las cuales me permiten que su conocimiento sea a la vanguardia y esté fresco para que lo transfieran en terreno. En el territorio. Ellos tienen a a su vez estas jornadas que durante el año son a su menos unas setenta, ochenta jornadas en el buen uso del arma y en la y en temas de reentrenamiento que es que cada año tenemos que validar si existe la idoneidad para el manejo del arma. Ellos elaboramos en conjunto planes de trabajo donde en el mes de enero nos entregan plan de trabajo, se valida, y se entrega todo un a finales de noviembre, principios de diciembre, que es lo máximo que nos extendemos. Vamos a cada uno de los territorios, estamos tres días en territorio. Los instructores allí, este año también implementamos un indicador que es el indicador de impacto o de eficacia de esas capacitaciones. Que tanto de lo que yo vi el año pasado, cuando yo vengo y reparo al siguiente año, en verdad estoy teniendo un conocimiento el cual para ellos o aumentó o disminuyó y son pruebas que hacen los instructores para también medir el conocimiento con ellos. Si definitivamente nos damos cuenta que la persona no es idónea, pues los instructores están certificados para decirnos a nosotros. Grupo de capacitación se informa que la persona hay que retirar el arma debido a que no tiene con un conocimiento idóneo en manejo de armas. Todo esto es una línea de previsión y prevención que también maneja la Unidad Nacional de Protección. Entonces, como que todos vamos ligados para que el conocimiento que tienen nuestras personas en la Unidad Nacional de Protección, pues sea el acorde para prestar de la mejor forma y poder llegar con un servicio a Colombia de protección de personas lo más homogéneo posible. Por eso les comentaba allí también que está todo el tema de competencias laborales. Las personas nuestras, si nos dicen si tienen el certificado de competencias, les vamos a decir no. Cuando lo empezamos a trabajar hace cinco años, porque esto ya un proceso largo pues no existía ni en Colombia ni en ningún lado el tema de las normas que nos tocó pues empezar a crearlas con SENA. Esperamos ya este año dejar al día todo el proceso que se manejan allí con cada una de las etapas y poder permitir que ellos también se puedan certificar en una labor que llevan haciendo muchísimos años y que a ellos también les va a dar un plus de poder decir ya me certificaron en un oficio que hacía tanto y que es protección a personas. Para eso se crearon cinco normas en protección a personas y seis en análisis del riesgo, ya que son pues nuestras dos columnas vertebrales en la Unidad Nacional de Protección. Entonces, pues hemos ido paso a paso e irnos articulando con otras entidades y ya lo trabajando porque las personas propias de la Unidad Nacional de Protección, pues me ayudan a crear los instrumentos, trabajamos con el SENA y se hace que no sea un conocimiento externo de aquellos que no conocen la entidad, sino que sea un conocimiento que se maneja netamente en la Unidad Nacional de Protección, que vengan metólogos especializados, pero que ese conocimiento le permita a la entidad de estar en la vanguardia en solo temas que maneja propiamente, pues, la unidad. Ah, listo, ok, perfecto. 23:07 - Lorena Rivera Parra Gracias, Natalia. Bueno, yo quisiera preguntarte un poco más del segundo proceso que nos informes sobre acciones, digamos que más allá de las personas que se encuentran en, digamos, en la situación de retiro del trabajo. Tú nos hablas de unos informes que se entregan y que hay un repositorio pero que precisamente se hace a través de SharePoint. Ese es una, digamos, es válido también para la gente que va a territorio y llega y Sí, claro. 23:49 - Nathalia Vargas Valero Digamos que a nosotros, así que las personas estén embocotadas o en territorio se maneja la misma línea. O sea, para todos nosotros hay un tema claro y es que todo el personal que se encuentra en la Unidad Nacional de Protección debe de manejar toda su información en el SharePoint. Nosotros tenemos creados el SharePoint y está por grupos o dependencias. La información, por ejemplo, les hablo de capacitación. Capacitación Tiene 11 componentes. Dentro de ellos está reentrenamiento, conducción protectiva, bilingüismo, inducciones y reinducciones. Cada uno de esos componentes manejan cada uno de sus ciclos, que es el PHBA, el Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Y así clasificamos cada una de las carpetas. Van alimentando cada una de las parquetas y tenemos cronogramas de trabajo. Por ejemplo, ¿qué hago con mi equipo? Tenemos planes de acción que se empiezan a construir desde ya. Ahorita ya estamos solicitando, por ejemplo, identificación de necesidades 2025. Y lo que hacemos es hacer unos encuentros propios dentro del equipo y en el mes de diciembre nos sentamos y decimos, bueno, la identificación y el arrojo de analítica de datos fue esta, tenemos que puntualizar en esto y hacemos un plan de acción para todo el año. Entonces, sabemos qué es lo que vamos haciendo cada uno de los meses, que en algún momento se nos pudo correr, porque pues no todo es perfecto, puede pasar. Entonces, lo que hacemos es reajustar y poder continuar. Y que cada uno de los documentos que se elaboren, por ejemplo, desde mi equipo de trabajo, deben de estar debidamente organizados y con algunas líneas. Si estamos hablando de que íbamos a dar una formación y es un psicólogo lo que lo vaya a dar, entonces, en mi línea, entonces, tiene que estar cuál es la metodología, cuál va a ser el minutograma, cuál fue el objetivo, cuál fue todo. ¿Eso para qué me va a servir? Si en el momento en que la persona se retira o ya no va a estar, pues, ya había un cronograma a seguir, ya hay un repositorio a donde va en la página web de la página web de la también en el 26:09 - Diego Fernando Ortiz Rozo Ministerio desde hace poquitos estaba manejando el tema del SharePoint, pero ya es para los planes estratégicos sectoriales y de acción. En cuanto al reporte territorial y para otro tema, no sé, desconozco en este momento si se estará utilizando el SharePoint, pero hasta el momento el conocimiento que yo tengo desde la Oficina Asesora de Planeación es que se están reportando las evidencias, se están subiendo de los planes estratégicos sectoriales siglos de acción, se están subiendo ya las evidencias al SharePoint. 26:42 - Nathalia Vargas Valero Ok, ok. Bueno, sí, digamos que ahí nosotros regalamos esas buenas prácticas. A nosotros nos ha ido bien, que al inicio, al comenzar, sí fue un poco más complejo, pues porque todo el mundo lo guarda en su netamente computador. Entonces, cuando la persona se iba, pues el usuario se perdía, tocaba pedir un backup y eso se vuelve mucho más engorroso, digamos, cuando ya hay unas directrices puntuales, pues que en marzo sacan toda la dirección y nos dicen cómo llevar a cabo todo, pues nos permite también a los jefes inmediatos y demás poder llevar un control de la información, digamos que es lo más complejo que tenemos. A su vez, no sé si ustedes a mí lo manejen allí, por ejemplo, en la Unión Nacional de Protección manejamos las actas de confidencialidad, porque es otro de los puntos también vitales cuando no quiero que también exista una fuga. Todos los servidores públicos y contratistas de la entidad manejamos actas en las cuales una vez se ingresan, se firman, de confidencialidad de la información. La información es netamente de la Unidad Nacional de Protección y no puede salir a otros si no existe un tipo de convenio, si no existen unos lineamientos, y eso también nos ha permitido en algunas cosas que pues acá no se permite en el tema de USB, acá no se permite utilizar correos institucionales, van a venir unas restricciones mucho más grandes en el tema de la Internet, porque pues ustedes más que nadie saben que pues la información que se maneje o que se maneja dentro de la entidad, pues en el necesariamente reservada, como yo que yo sé que también dentro del ministerio, cada una de las entidades de estado, pues manejamos algunas cosas que muchas veces se filtran, se pueden llevar a cabo en otros lados, cuando pues a nosotros también nos permite mitigar un poco más a través del acta de confidencialidad que tenemos dentro de la entidad. 28:19 - Lorena Rivera Parra Perfecto, nos queda como la tarea de revisar bien el tema de SharePoint para mirar si podemos utilizar, a través de él podemos generar unos repositorios de información. La idea un poco es hacer esa implementación de ese COMPIS, precisamente porque con el fin específico de que las personas que van a territorio nos puedan dejar la información allí, tanto de las intervenciones, el fortalecimiento que se ha hecho el territorio y los compromisos que se adquirieron y digamos como como un seguimiento en las unidades, en las dependencias acerca de esas visitas. Es no dejarlas tan sueltas y tener, digamos, una información que nos permita tener un mejor seguimiento de las acciones que se hacen en territorio. No sé si Guillermo tenga alguna otra pregunta. 29:18 - Multiple Speakers Pues estaba mirando si el tema de Dejando Huella está solamente enfocado a salvaguardar memoria de las personas que tienen mayor conocimiento o tiene o eso es una plataforma o lo manejan a través de algún programa específico que después queda en algún repositorio. Si nos puedes contar un poquito más de eso. Claro que sí, señor. Bueno, voy a hacerle algo ahí con Lorena antes de pasar con la inquietud del señor Guillermo. Lorena, cuando hablas a mí de toda la parte de territorio, nosotros, cuando salimos a territorio, presentamos un informe, ya lo voy a buscar para podérselo proyectar, y lo que nosotros hacemos es que nos quede un informe de la visita. Entonces, si la persona fue, pues me debe quedar cuáles son los riesgos, me debe quedar cuáles son los compromisos, me debe quedar les puedo yo acá también para que ustedes se puedan guiar. 30:26 - Nathalia Vargas Valero Y si les puede servir esa guía un poco, pues va a ser mucho mejor también para ustedes. Pero siempre lo hacemos para legalizar una comisión. Lo que solicitamos siempre es, por favor, antes de legalizar, le solicitamos que nos remitan este informe. Y es un informe que ya lo manejamos absolutamente. Por ejemplo, acá en toda la Subdirección de Talento Humano lo manejamos. 30:52 - Multiple Speakers Y es un informe que me va a permitir poder tener al detalle, precisamente lo que dice Lorena, de qué fue lo que pasó, cuáles fueron esas alertas que tenemos en territorio y que tenemos que subsanar. 31:03 - Nathalia Vargas Valero Y cuáles son las recomendaciones también que da esa persona allí, porque puede pasar, el profesional o la persona que fue allí tuvo algún tipo de recomendación, observó alguna cosa, y ese es el repositorio de la información donde deben de estar registros fotográficos y demás de esa visita, en un segundo que ya les estoy buscando acá el informe de territorio. 31:24 - Lorena Rivera Parra Ya estás como moderadora, Natalia, por si quisieras compartir. 31:40 - Multiple Speakers Sí, claro. Entonces ya les voy a compartir pantalla que ya lo conseguí. 31:55 - Multiple Speakers Entonces, aquí se van a dar cuenta. Informa estrategia en territorio, grupo de capacitación. Fue una persona de mi equipo de trabajo allí. Me hace como cuál es el objetivo de la inducción que se hizo en territorio, el cronograma que llevamos a cabo. Entonces, me dicen cuánto fue el tiempo promedio en cada uno, cuáles fueron los temas que se vieron. 32:12 - Nathalia Vargas Valero Después se ve. 32:13 - Multiple Speakers La línea que tiene contigo será que puedes ampliar un poquito más. Es que estoy desde una pantalla importante. Pequeño y no veo bien. Estoy un poquito ciego. Disculpame. Tranquilo, tranquilo que ya lo hago. 32:34 - Lorena Rivera Parra Hay una lupa abajito y ahí está el... 32:36 - Multiple Speakers En la esquina de abajo derecha, en la parte de abajo. Ya lo vi, ya lo vi, ya lo vi. Ay muchas gracias. Es que yo sí tengo ese problemita de ser un poquito pegatón. Ahí está bien. Perfecto, ya. Sí, perfecto. Muchas gracias, muy amable. No, señor, con gusto. 32:53 - Nathalia Vargas Valero Tenemos la relación de actividades. Entonces, por ejemplo, el nombre del grupo que fue, el nombre de la actividad, la fecha de la actividad, el número de participantes, que queremos saber cuántas personas estuvieron allí, qué ponentes, en qué ciudad estuvimos, la descripción de la jornada. Entonces, ya me dicen los días uno y dos, irán a conocer los diferentes procesos que hacen parte de la subdirección, las personas que lo componen, los medios de contacto. Aquí me ¿qué fue lo que sucedió y cómo fue que se desarrolló la estrategia de territorio que se va a llevar a cabo? Las capacitaciones adicionales que se tuvieron allí en ese marco, ¿qué recomendaciones se tienen? Entonces, por ejemplo, nosotros, lo que yo les contaba, estaba el tema de las 180 horas para ellos. Entonces, ellos dicen que no se cuenta con el tiempo suficiente para desarrollar ese compromiso. Entonces, empezamos a validar, ¿es cierto o no es cierto que las personas misionales no cuentan con ese tiempo? Vengan y miramos cuáles son las complicaciones que les están presentando, ya empezamos cómo hacerles un a esas recomendaciones que estamos teniendo. Uno, reducir identificados. Entonces, ellos ya empiezan a decirme acá, ¿se hace necesario buscar espacios de formación en territorio para dar a conocer la nueva plataforma Paco? Adicionalmente, brindar las herramientas y pedagogía necesaria para que tengan un aprendizaje directo para el ingreso a Paco. Y medios alternativos que se utilizan para desarrollar las capacitaciones, así con cada una de las ideas que se tienen. Y unas conclusiones que se hacen del tema y un registro fotográfico de esa idea. Como tal, a territorio. Y así tenemos el informe que antes de legalizar, pues es un informe que nos entregan de esa manera. Como para, si les puede llegar a servir, dije, se los voy a presentar, porque sé que ahorita, pues Lorena nos decía un poco el tema del informe. Eso también nos sirve mucho. Esos informes, una vez finalizan, pues entran al SharePoint, colocamos estrategias, territorio de fortalecimiento, y se dejan por ciudades donde reposan cada uno de esos informes para el que llegue, el que vaya a estar, pues siempre existe una memoria institucional del tema. También existe algo muy particular y que lo manejamos aquí, y es poder llevar a cabo esos correos institucionales de componente, por ejemplo. 34:53 - Multiple Speakers Natalia, qué pena que te interrumpa. 34:56 - Diego Fernando Ortiz Rozo Esos SharePoint, digamos, en cada una de las, o sea, ¿se pueden visualizar solamente por cada una de las ¿O en general cualquiera de la unidad lo podría visualizar? 35:08 - Nathalia Vargas Valero No, se visualiza y los repositorios deben ser por dependencias y por grupos, porque cada uno maneja una información confidencial muy puntual. 35:15 - Multiple Speakers Por ejemplo, yo no podría estar visualizando el tema de beneficiarios. 35:19 - Nathalia Vargas Valero Ese es un tema que maneja netamente los señores de protección o los señores de la especializada. Yo no tengo injerencia de poder decir, el agente escolta Roberto Cano está con el beneficiario Uribe. Eso no, porque es un netamente una información puntual que manejan en estas dependencias. 35:35 - Multiple Speakers Sí, tenía esa duda. Tenía esa duda precisamente por eso. Ah, bueno, gracias. 35:38 - Nathalia Vargas Valero Cuando le digo Check Point, venga, a ver, yo les digo como para que ustedes conozcan un poco nuestra plataforma, que yo estaba ahorita allí. 35:48 - Nathalia Vargas Valero Y les vuelvo a proyectar también para que vean desde la praxis. 35:58 - Nathalia Vargas Valero Entonces, miren, nosotros tenemos acá Este es netamente el grupo de capacitación. Nosotros tenemos unos permisos. Entonces, cuando ustedes van aquí al pilloncito, pues nosotros los permisos del sitio van a ser netamente para los miembros que nosotros vamos a tener aquí. Entonces, ellos van a estar como todo el tema de miembros del sitio. Esta es una responsabilidad de la persona que debe de estar retirando aquellas personas que ya se van del grupo, que ya no están, irlos retirando. Ellos tienen aquí el tema de compartir y editar la información que está allí. En ese plus está un componente grande que se llama capacitación. En esa capacitación vas a reunir las actas de reunión. Nosotros tenemos seguimiento a acuerdos sindicales, tenemos alianzas. Cada una de las carpetas está allí. Si tú, por ejemplo, te vas en este momento que nosotros tenemos toda la línea de PIC, Plan institucional de capacitación. 37:04 - Nathalia Vargas Valero Entonces, aquí ya vamos. ¿Qué es lo que hemos hecho? Y lo tenemos por años Cuando tú vas a dar clic allí, pues vas a encontrar los documentos. Un ATEM Proyecto 2025, un apoyo con entidades, la constancia secretarial donde nos aprueban a nosotros el PIC, la elaboración del PIC, la identificación de necesidades. Cuando llegue una persona, ya no está Natalia en coordinación, llega y se sienta, ingresa al SharePoint y va a encontrar toda la información que nosotros vamos a llevar a cabo. Y así está también con cada uno de los componentes y lo vamos manejando por cada uno de los años, algo que tenemos que tener porque acá pues también hay alta rotación en el personal que se va teniendo dentro de cada uno de los grupos y lo que me permite esto es y puede empezar a navegar por cada uno de ellos. Entonces, les iba a mostrar Capacitación, que ahora no lo veo, Actos de Reunión, Capacitación SPIC. Entonces, en Capacitación SPIC, nosotros ya entramos a Capacitaciones de lo que nosotros tenemos, y vamos a encontrar la Línea de Trazabilidad Memoria Histórica desde el 2015. Entonces, cada uno de los años va a tener unas carpetas. Entonces, si nos vamos al 2022, en el 2022, en el 2022 van a estar mes a mes cada una de las formaciones. Aquí piden mucho, pero mucho es mucho, todas las IAS, las últimas formaciones que van teniendo las personas en los últimos cinco años. Entonces, lo que hicimos fue agrupar en el 2022, comenzamos a poder agruparle mayor información que nosotros hubiéramos y poderlas tener. Entonces, si yo digo, ah, listo, me fui para el mes de febrero. Ah, en el mes de febrero vieron rendición de cuentas, cultura de paz, en el marco de cada una de las temáticas que nosotros tenemos dentro de PIC y de MES, y en cada una de ellas reposa las propias evidencias. Entonces, aquí está una inscripción, ya está lista la asistencia. ¿Cuál fue el personal que participó? Ya una en el SharePoint me va a llevar cuál fue el personal que participó en ese tipo de formación, que es la información que más piden acá en la entidad o el director siempre para los informes que requieren lo manejamos en esa línea. ¿Qué estamos haciendo este año? Poder tener un tablero de control. Ese tablero de control, pues me va a permitir a mí que si él en las directivas requieren cuántas personas han hecho enfoque diferencial por género, por dependencia y por demás, tenerle una data exacta que me permita entregarle a él, porque eso siempre pasa en los controles políticos. Entonces, casi siempre no, que las personas de protección no han hecho formaciones en género, porque la palabra que más les que hacen al doctor Augusto o al director que se encuentra en cabecera en ese momento. Entonces, ese tablero de control que estamos tratando de implementar en este está reuniendo una data y una matriz grande que se maneja desde capacitación y que la tenemos de años atrás para poder controlar precisamente las personas que están asistiendo a formación y poder saber, aquí a veces nos piden hasta en qué fecha estuvo. Por eso es que ustedes ven organizado mes a mes. Pero ese es el charpón que ustedes ven y que está con los miembros del equipo y que son los que alimentan cada una de esas carpetas. 40:25 - Lorena Rivera Parra Perfecto, Natalia. Muchas gracias. No sé si Guillermo tenga alguna pregunta o Diego, alguna otra pregunta adicional fuera de Natalia. 40:34 - Guillermo Hernán Barrera Briceño Natalia, ¿no es lo que te preguntaba antes de cómo manejaban el tema de dejando ¿Y el tema de fuga lo nombras como si fuera un programa o simplemente es para caracterizar la medida de preservar información? 40:52 - Nathalia Vargas Valero El tema de fuga lo estamos llevando a cabo de que este año ya se pueda construir una guía, porque es que estábamos con estrategias pero quedaban en estrategias sueltas. Este año ya estamos trabajando a ver si logramos de aquí a diciembre dejar la guía de fuga del conocimiento de acuerdo al tipo de desvinculación que tiene un servidor público e incluyendo también todo lo que tiene que ser con los contratistas. Aquí hay algo importante con toda la línea de la guía en la construcción colectiva que estamos haciendo en la entidad y es que nos están diciendo, Natalia, no únicamente que se vaya el conocimiento de la persona, sino que muchas veces también se están llevando proyectos. Entonces estamos revisando cómo también a través de la estrategia de la guía generamos unos lineamientos a la entidad que si una persona desarrolló, por ejemplo, bajo la coordinación que está teniendo Natalia en este momento, se llevó a cabo la plataforma de aprendizaje del conocimiento. Yo no me puedo llevar eso. Yo debo de dejar, pues, absolutamente todo en la Unidad Nacional de Protección porque fue un trabajo que yo hice en el tiempo que estuve en la coordinación y uno de los componentes que manejé. Aquí hay muchos de los desarrollos tecnológicos que están haciendo por dependencias y muchas veces se hacen como la posesión del conocimiento que yo les llamo a ellos, como esto lo cree yo, entonces yo me lo llevo y tal. Estamos cerrando de que se no pase, digamos que el director este año está trabajando en una línea que es el ecosistema como tal, que es una unificación de data donde todas las dependencias misionales puedan entrar a este ecosistema y le puedan entregar información real en el momento que los esté solicitando. Cuando yo hablo de dejando huella, en ese momento de dejando huella, es una que se encuentra hoy establecida para un Stealth Hunters puntualmente y que son los pre-pensionados. Porque estamos generando estrategias diferentes, unas estrategias para los señores pre-pensionados, otra estrategia para los que los declaran insubsistentes, otra estrategia para que es retiro voluntario. Estamos en ese desarrollo de estrategias que me queden una guía, no que me queden estrategias, porque eso es lo que nos estaba pasando en años anteriores y dijimos, pues no estamos en una buena práctica, no estamos en una buena praxis, y lo que necesitamos es ya dejar un documento oficializado por calidad y demás donde existan unos lineamientos propios. Y a su vez, pues estamos trabajando, como les comenté, con el grupo de registro y control para que en toda la parte de retiro, pues el informe que solicitamos como jefe de mediatos también no solo quede aquí, sino que sea una norma establecida también en un procedimiento en el momento donde sí o sí se debe llevar a cabo, así como en el pasisalvo que cada uno de los servidores públicos o contratistas debe realizar. Ya. 43:40 - Guillermo Hernán Barrera Briceño Listo, ya me queda más claro. 43:43 - Guillermo Hernán Barrera Briceño Muchas gracias, Natalia. 43:48 - Nathalia Vargas Valero No, señor, con mucho gusto. 43:54 - Nathalia Vargas Valero ¿Cuéntame, Lorena y Diego, si tienen alguna otra inquietud? 43:59 - Diego Fernando Ortiz Rozo No, Natalia, por mi parte no tengo otra inquietud, más sin embargo, si llego a tener otra inquietud, te la haré a llegar. 44:06 - Unidentified Speaker Claro que sí, señor. 44:07 - Multiple Speakers Estamos para poder colaborarnos en lo que ustedes también requieran. Eres muy amable, muchas gracias. 44:14 - Lorena Rivera Parra Gracias, agradecemos mucho por tu espacio de tiempo, por atendernos, por compartir esta información de la cual hemos nota de manera atenta y pues si tenemos alguna otra duda, como lo dice Diego, nos contactaremos contigo a través de tu correo. Pues muchísimas gracias, es muy importante, es valiosísimo lo que nos acabas de compartir y pues te iremos contándose de los avances que tenemos al respecto de este importante tema que tienen ustedes tan avanzado en el tema de formación y en temas de colección de la información. Agradecerte, agradecerte en nombre de este equipo por tu espacio de tiempo. 45:00 - Multiple Speakers Muchísimas gracias. No, claro que sí, aquí estaré en lo que yo pueda colaborarles, pues para eso somos, para el compartir, el difundir del conocimiento y las buenas prácticas que podamos apoyarnos. 45:10 - Nathalia Vargas Valero Igualmente, bienvenidos en aquellos que necesiten. Espero con anhelo ese laboratorio que ustedes van a tener para que podamos seguir con construyendo colectivamente tantas cosas que necesita el país. 45:21 - Multiple Speakers En verdad que con muchísimo gusto. 45:24 - Nathalia Vargas Valero Quedó súper atenta. Vale, muchas gracias. 45:27 - Lorena Rivera Parra Que estén muy bien. 45:28 - Multiple Speakers Muchas gracias. Feliz día. Cuídense. Nos vemos Lore. Chao. Chao, chao.