SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En esta sección se podrán encontrar los sistemas de información utilizados por en la Unidad Nacional De Protección para mejorar su gestión.
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CUYO USO ES DE CARÁCTER OBLIGATORIO PARA LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO
La Unidad Nacional de Protección, como entidad estadal adscrita al Ministerio del Interior, está obligada a la utilización de ciertos sistemas de información que velan por la efectividad de procesos críticos de las entidades a la vez que permiten una homogenización en la estructura de los datos que generan las distintas entidades del sector gobierno y por lo tanto se facilitan las labores de monitoreo y control de los distintos entes a cargo.
Los procesos que están obligados a hacer uso de este tipo de sistemas son:
CADENA PRESUPUESTAL
Dentro del marco establecido por el Decreto No. 2674 de diciembre de 2012 se estableció el uso del sistema de información SIIF Nación para las entidades del estado Colombiano. De esta manera los procesos de la cadena presupuestal: Presupuesto, contabilidad y tesorería en la Unidad Nacional de Protección, son manejados con el uso de esta aplicación.
El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.
Esta aplicación es administrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
Los proyectos de inversión en el sector público en Colombia, son canalizados a través de la Dirección Nacional de Planeación (DNP), con el fin de hacer eficiente el proceso de registro, presentación y seguimiento de proyectos de Inversión, el DNP ha definido un proceso estandarizado el cual deben seguir todas las entidades y se poya en dos sistemas de información, que cada entidad debe utilizar en cumplimiento del procedimiento definido:
SUIFP: Sistema Unificado de inversión y finanzas públicas
Es un sistema de información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas.
SPI: Seguimiento a proyectos de inversión
El Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión (SPI), es una herramienta que facilita la recolección y análisis continúo de información para identificar y valorar los posibles problemas y logros frente a los mismos y constituye la base para la adopción de medidas correctoras, con el fin de mejorar el diseño, aplicación y calidad de los resultados obtenidos. De igual forma, para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto, con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos en materia de ejecución financiera, física y de gestión de los recursos. A si mismo, es una ventana directa para ver los logros y analizar la gestión de las entidades del Estado en materia de inversión pública.
CONTRATACIÓN
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
En relación con la contratación pública electrónica el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 facultó al Gobierno Nacional para implementar los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades del Estado sometidas al Estatuto General de la Contratación cumplirían con las obligaciones de publicidad, lo anterior, a través del desarrollo del sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP. Este desarrollo y administración está a cargo de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, según lo dispone el artículo 3º del Decreto 4170 de 2011.
Por su parte, el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 establece la responsabilidad de las entidades contratantes de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, dicha publicidad se realizará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop en el sitio web indicado por el administrador. Lo anterior quiere decir que por cada proceso de selección que adelante una entidad pública debe existir en el Secop la publicación del proceso contractual.
La Unidad Nacional de Protección, dando cumplimiento al marco legal citado, hace uso de este sistema de información cumpliendo con las obligaciones de publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permitiendo a los interesados participar en los procesos de contratación, proponentes, veedurías y a la ciudadanía en general, consultar el estado de los mismos.
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
El SIGEP es un Sistema de Información y Gestión del Empleo Público al servicio de la administración pública y de los ciudadanos. Contiene información de carácter institucional tanto nacional como territorial, relacionada con: tipo de entidad, sector al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de funciones, salarios, prestaciones, etc.; información con la cual se identifican las instituciones del Estado colombiano.
Igualmente, el sistema contiene información sobre el talento humano al servicio de las organizaciones públicas, en cuanto a datos de las hojas de vida, declaración de bienes y rentas y sobre los procesos propios de las áreas encargadas de administrar al personal vinculado a éstas.
La Unidad Nacional de Protección, en cumplimiento de la normatividad vigente, ha incluido dentro del proceso de contratación el registro de las hojas de vida de cada persona que se contrata, así como la publicación de los contratos una vez que son celebrados.
GESTIÓN
La Unidad Nacional de Protección, cumpliendo los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 “Ley General de Archivos”, las disposiciones del Decreto 2578 y 2609 de 2012 y demás disposiciones reglamentarias ha adoptado el uso del sistema de información Sistema de Gestión de para la Gobernabilidad SIGOB. Para la UNP, hacer uso de este sistema de información permite dar eficiencia a la Gestión Documental a la vez que proporciona transparencia en las comunicaciones internas y externas
SIGOB es un sistema implementado por la Presidencia de la República, bajo convenio de cooperación internacional con el PNUD (COL/02/038) y que busca fortalecer las capacidades de gestión del gobierno central. Este sistema hace parte del proyecto regional (PNUD/RLA/00/01) “Gestión para la Gobernabilidad” para América Latina, que ya cuenta con múltiples logros en tal sentido, en países como Chile, Brasil y Paraguay. Cuenta con varias herramientas informáticas desarrolladas por el PNUD (algunas de ellas disponibles a través de Internet) que permiten monitorear, gestionar y hacer seguimiento a los intereses prioritarios de la Presidencia, sin estar limitado a un software o a un sistema de información o estadístico. La información incluida en el SIGOB se caracteriza por ser centralizada, oportuna, ágil y en línea sobre avances y restricciones en el cumplimiento de estas metas.
ATENCIÓN AL CIUDADANO
Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), es el repositorio de los trámites y procedimientos administrativos de cara al usuario que ofrecen las instituciones de orden nacional y territorial en virtud de la ley 962 de 2005 y del decreto 019 de 2012. En mención de este marco legal, la Unidad Nacional de Protección provee al ciudadano la información básica de la entidad, servicios e información de contacto.
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADICIONALES
Buscando mejorar la eficiencia de los procesos, y dado que las aplicaciones de uso obligatorio para el sector público sólo apoyan procesos específicos de las entidades, la Unidad Nacional de Protección ha implementado otras aplicaciones que fortalecen procesos.
TALENTO HUMANO
Los procesos de talento humano: Nómina, Viáticos y Libranzas, son apoyados por el Sistema de Información TNS, el cual es un sistema modular desarrollado en ambiente web, cuyos módulos permiten una gestión eficiente e integración de procesos. Cumpliendo los parámetros de seguridad de la información de la entidad, el acceso al sistema está configurado a partir de roles y perfiles, y la información tiene definidos los niveles de clasificación que garantizan un control adecuado sobre los datos.
GESTIÓN DE ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
El control del almacén general se realiza con el módulo que para este fin tiene el sistema de Información TNS, permitiendo un mejor control de costos, consumos, estadísticas de aprovechamiento de los insumos y generando de manera ágil y transparente los informes que corresponden a requisitos legales. Este módulo cuenta con los mismos niveles de acceso y de seguridad de los datos ya descritos en la sección referente a Talento Humano.
SISTEMA DE EVALUACIÓN DE RIESGO (SER)
La Evaluación de Riesgo es uno de los factores críticos de la cadena misional para la UNP, para apoyar este proceso, se utiliza la aplicación SER. Dada la confidencialidad y sensibilidad de la información residente en sus Bases de Datos, incluye controles de acceso que incluyen la restricción de acceso local sólo a funcionarios autorizados de la entidad.
SISTEMA DE GESTION INTEGRADA (SGI)
La gestión y monitoreo de los indicadores de todos los procesos que integran el Sistema de Calidad, y de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM), y en general el control y seguimiento del sistema de Gestión se apoya en el Sistema de Información Sócrates, el cual es un desarrollo interno realizado en ambiente web. El Sistema se ha desarrollado con las consideraciones necesarias para garantizar un correcto control de accesos y la confiabilidad y seguridad de la información gestionada.
